摘 要：学校是国家教育系统的重要组成部分，档案管理是学校日常管理工作中极其重要的一环。学校档案标准化管理，可以促进学校档案工作理念、方法走上创新发展之路，可以提高档案管理质量。因此，随着教育事业的发展，实现档案标准化管理，也成为学校档案管理工作努力的新方向。文章首先分析了档案标准化管理的作用和必要性，然后结合学校档案标准化管理存在的问题，提出了学校档案标准化管理策略。
关键词：学校 档案 标准化 管理
顾名思义，学校档案学校在履行教育职能过程形成的具有保存价值的文字、图表、影像等文件资料。学校档案是学校的宝贵财富，具有凭证、依据和参考作用。在新课改标准下，学校教学管理中形成的档案数量不断增多，但是，如今，许多学校在档案管理中采用的仍旧是传统的管理方式，档案管理质量和效率都有待进一步提高。因此，如何利用档案标准化管理促使学校档案管理工作再上新台阶，也成为学校广泛关注的话题。
一、档案标准化管理的内容和作用
1.档案标准化管理的内容。学校档案是学校教学、教研工作的历史记录，也是学校各项工作评估考核的重要参考依据。建好、管好学校档案，对于学校教学整体工作来说都具有积极意义。高校档案管理标准化指按照特定程序、统一标准进行档案管理工作。档案标准化管理是档案工作标准化的一部分，它要以明确的规章制度为标准，1989年国家教委颁发的《高等学校档案管理办理》，明确统一了全国高校档案分类标准，自此，我国学校档案管理期限、案卷质量标准、管理标准等都有了明确的规定，高校档案管理工作也日益走向规范化。学校档案管理工作标准主要包括职能部门（档案室、档案馆）和工作人员工作标准、档案内容标准、档案工作程序标准、档案工作网络化建设标准等。学校档案标准化管理的最终目的是克服档案管理工作中职能部门（档案馆、档案室）、工作人员在档案管理工作中各行其是的随意局面，逐步实现档案管理工作的规范、统一，以获得最佳社会效益。
2.档案标准化管理的作用。档案标准化管理是建立在科学分工、 技术先进和紧密合作基础之上的管理方式，它具有管理标准化、规范高效等特点。档案标准化管理是改变档案管理落后状况的有效手段，它要求档案管理部门必须建立健全相应的规章制度，必须建立健全档案管理体制，必须采取有效措施提高档案管理人员的综合素质，必须完善档案硬件设施，以满足档案标准化管理需求。如在信息时代，档案标准化管理的重要要求就是將电子计算机和通讯技术应用到档案管理中去，把握文书处理工作的信息化、标准化入口，要求档案管理人员能不断完善知识结构，能熟练运用数字化系统、软件和设备进行档案处理、收集和使用。这不仅可以实现档案管理机构的高效化、管理方的科学化，还能提高档案管理工作的现代化水平。因此，从某种程度来说，档案工作规范化、标准化是学校档案管理工作现代化的必由之路。
二、学校档案的标准化管理的必要性
1.提高档案管理水平的根本要求。学校档案管理工作是一个复杂的系统性工作，仅仅依靠行政手段和行政管理很难确保档案管理工作的科学高效。档案标准化管理的基础是制定各项管理标准和制度，标准化管理的重点是明确各项分工与合作，以规范化、标准化管理为核心，将各部门、各个环节联系起来，保证各项工作有序进行。长期以来，我国各级学校的档案管理方法都比较粗放，管理标准不统一，分类方法不一，管理水平低下，是学校档案管理工作普遍存在的问题。国家档案局、国家标准局制定的档案管理质量、规格和管理规定，就学校档案管理原则、方法、质量和概念做出了明确规定，它不仅可以改变档案管理部门混乱、分类方法不一等问题，也为档案管理标准化提供了科学依据，也必将有利于档案管理工作的顺利开展。
2.提高档案管理效率。档案标准化管理的根本方向是档案管理现代化，档案标准化管理涉及档案管理工作的各个方面，包括档案管理对象、管理主体、管理形式、管理原则等。如学校档案标准化管理明确规定，不同的文件类型、统计表格所用纸张大小都不尽相同，这样不仅有利于档案装订，还可以提高档案管理、查询效率。学校教学活动、管理活动都具有重复性、周期性，随着教育工作的发展，学校在教学活动中形成的档案数量也越来越多，标准化管理，为各部门的档案管理工作提供了科学的参考依据，实行标准化管理，可以加少学校档案标准化管理投入的人力、物力和财力，也可以简化各种重复性工作的流程，教学档案管理混乱、管理效率低下等问题都可以得到有效缓解或解决。再则，在数字时代，学校档案标准化管理，要求学校必须顺应时代发展，走数字化发展之路。数字化不仅可以从根本上解决学校档案管理成本多、管理方法落后等问题，还可以从根本上提高档案管理效率。
三、学校档案标准化管理存在的问题
1.标准化管理意识淡薄，经费投入不足。学校档案虽然是档案中最为简单的一种，但是，其标准化、规范化管理显得尤为重要。学校档案标准化管理，是国家的一项重要管理策略，实践证明，由国家教育办公管理部门颁布的我国学校档案实体分类法和档案工作规范对学校档案标准化管理确实具有一定的推动作用，只有将档案标准化管理纳入学校管理规划，才能推动学校科学管理工作不断向前发展。但是，结合实际来看，虽然我国学校档案实体分类法、国家级标准和省部市级档案管理制度已经施行了具有相当长的一段时间，但是，许多学校对档案标准化管理却始终是认识不足，在学校档案管理中所投入的投入也极其有限，致使学校档案标准化建设和管理所需要的资金难以到位，设备短缺，档案标准化管理水平较低。
2.档案管理水平低。教学、管理是学校工作中的重中之重，长期以来，受应试教育思想影响，许多学校都将主要精力放在教学管理上，对档案室建设、档案管理等工作缺少关注，受此影响，许多学校不仅档案管理环境简陋，管理设施落后，档案管理水平至今仍停留在手工管理、粗放管理阶段。一些学校由于规模小，专业人员短缺，根本没有建立专业的档案室，档案全部归学校行政部门管理，档案管理工作也由非专业人员兼职，学校档案资料格式不规范、整理不及时、质量差等问题极其常见。
3.缺少网络化协调机构。受学校管理体制和运行机制影响，我国各级学校在档案管理工作方面形成了条块分割、各行其是的管理格局，虽然许多学校都认识到了档案管理工作中资源共享的必要性和重要性，但是由于力量有限、经验不足，始终没有具体的行动。在网络时代，网络技术为学校档案系统化管理提供了条件，但是，我国至今尚未建立统一的组织机构对学校网络统一管理进行规划和协调，各级学校的档案资源互助互利共享的局面也没有形成。就学校自己来说，许多学在社会网络化、信息化发展过程中，也错失发展良机，档案数据库建设滞后，档案信息化标准低。如许多学校虽然引进来档案信息化管理软件，但是软件功能单一，档案数据非常不完善，档案资源共享性也较差。
4.档案管理人员知识结构不合理。学校档案标准化管理是一项繁琐而细致的工作，它要在档案管理队伍建设完善、人才齐备的基础上来进行。并且，档案管理人员只有具备较高的思想政治素质和较高的档案管理能力，才能满足学校档案管理标准化需求。但是，结合实际来看，我国学校档案管理队伍的文化水平、业务能力普遍较低，许多档案管理不仅不具备学术研究、史料研究和搜集能（下转第309页）（上接第280页）力，还缺乏发展意识，不具备档案信息化管理能力。一些学校甚至没有设置专门的档案管理岗位，档案管理工作由校长办公室秘书或行政人员兼任，这些人由于缺乏档案管理专业受教经历，所以都不具备档案管理能力，学校档案管理标准化管理也受到影响。
四、学校档案的标准化管理策略
1.提高档案管理标准化意识。如果说档案标准化管理是档案管理现代化的根本和前提，那么，领导重视可以说是档案标准化建设和管理的前提。因此，在教学改革大背景下，在学校档案资料越来越多的情况下，学校领导干部要提高档案工作领导意识，树立档案标准化建设观念和信心，带领学校档案管理工作人员人认真学习以《档案法》为主的档案管理规章制度，充分认识到档案标准化管理在档案管理中的意义和必要性，完善学校档案管理规章制度，明确主要领导在档案管理工作中的职责和责任，加强档案管理工作领导、综合治理和达标升级监督力度，在学校档案标准化管理中，要求责任人到位、领导到位、制度到位。与此同时，学校领导干部还要进一步提高档案标准化意识，将档案管理重心由实体管理向信息化管理方向逐步转变，严格按照档案标准化管理规律和要求，做好档案标准化管理宣传工作，要求有关部门做好教学管理资料搜集整理、研究与宣传工作，将档案管理與晋级、评优结合起来，以提高档案管理标准化水平。
2.完善档案管理标准和规定。缺少了完善的档案管理制度，学校档案管理工作很难顺利开展，鉴于此，在《中华人民共和国档案法》的引领下，学校要结合实际，加强档案管理制度，完善档案管理实施细则，就学校档案管理办法、档案管理标准、目标等作出明确规范，要求各学校教育管理部门、宣传部门、后勤部门除了要做好本职工作外，还要加强单位档案管理，同时进一步提高档案管理部门的档案利用、保管和监督效率，将档案工作目标管理以硬性指标的方式落实下来，以提高内部档案管理水平。从纵向来讲，学校要按档案管理工作程序，制定档案归档、整理、著录和保管标准，从横向来讲，学校要按照档案类目，制定相应的档案管理标准。在档案管理制度完善的基础上，学校还要根据学校发展规模、管理成果，及时修缮档案规章制度，同时借鉴相关行业在档案管理方面的做法和经验，加强档案管理宏观调控。学校档案管理部门、档案室也要结合档案工作实际，完善内部管理制度，细化档案归档范围、期限与要求，为档案标准化管理打好基础。
3.完善档案软硬件设施。在信息时代，档案管理信息化建设滞后，已经成为学校档案管理信息化建设瓶颈。随着学校档案数量的不断增多，学校要在原有档案管理工作基础之上，加大档案管理投入，将档案标准化管理软硬件投入纳入学校预算范畴，加大硬件基础设施建设资金投入，为学校档案室配备必须的吸尘器、打印机、消毒设备等，改善档案保管条件，给予档案标准化管理以财力支持。与此同时，学校还要抓住教育系统信息化建设契机，加强档案信息化建设，完善档案管理网络和软件条件，充分利用校内网、教育网原有的人才量和技术优势，建设档案管理网络化协调中心，吸收档案信息化人才和技术力量，以档案信息化带动和实现档案管理标准化。在上级档案管理部门帮助、指导下，结合新课改需要，开发和选用集档案收录、管理、查询、共享功能于一体的档案管理系统，健全内部信息档案管理和检索系统，实现纸质档案、信息档案的同步收录、同步使用。
4.案管理人员的整体素质。学校档案管理队伍的素质和能力，关系到学校方案标准化管理的最终效果。建设一支高素质的档案管理队伍，是学校档案管理工作标准化发展的要求。因此，在新形势下，学校要充分结合学校师资力量、科研能力，培养一支高素质的档案信息化管理队伍，优化档案管理队伍的年龄结构、知识结构，为档案标准化管理提供人力资源支撑。具体来说，学校要结合学校档案管理工作实际，选择那些具有档案管理经验、具有奉献精神的管理人员来主管档案管理工作，同时完善档案管理队伍管理制度、薪酬机制 、激励机制和考核机制，以激发档案管理队伍的工作热情。其次，学校要制定档案管理规划，确定学校方案管理近期和远期目标，并以内部培训和远程教育为基础，开展多种形式档案管理培训工作，大力普及档案信息化、标准化管理知识，从根本上提高档案管理队伍的工作水平。学校档案管理部门也要加强内部人员管理，同时积极借鉴其他学校的档案管理科学化方法，用严格的管理制度提高档案管理的整体水平。
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