物业档案制度第1篇一、制度内容为做到客户服务部与客户的良好沟通，掌握客户的人员构成、公司性质、物业费交纳情况等，有必要建立一套综合的客户信息系统，而客户档案可以协助客户服务部以最便捷的方式提供以上信息下面是小编为大家整理的物业档案制度8篇,供大家参考。
物业档案制度 第1篇
一、制度内容
为做到客户服务部与客户的良好沟通，掌握客户的人员构成、公司性质、物业费交纳情况等，有必要建立一套综合的客户信息系统，而客户档案可以协助客户服务部以最便捷的方式提供以上信息。因此，为充分利用客户信息并管理好这些信息，特建立此制度。
二、管理目标
客户档案资料全面、准确、有效。
三、适用范围
客户档案资料的管理主要是收集、整理、归档及使用四个环节。
一般客户档案包括以下的资料：
1、收集客户单位资料。
2、客户缴费记录包括各样应付之押金。
3、客户装修工程文件。
4、客户迁入时填具之资料。
5、客户资料补充。
6、客户联络资料。
7、紧急事故联络人的资料。
8、客户与管理处往来文件。
9、客户违规事项与欠费记录。
10、客户维修记录。
11、客户投诉记录。
12、客户单位有关的工程档案（与二次装修工程有关资料）与工作程序。
四、注意事项
1、及时上行下达客户与管理之间的知识、报告、通知、通报，传送文件应及时、准确，认真地登记并制作各种表格。
2、协调与客户之间的关系，加强横向沟通。
3、做好与客户有关各类文件的档案工作，并定期整理，以备随时查询及跟进。
4、接听客户投诉，解决客户投诉。
5、接听客户工程报修电话，及时联系修复。
物业档案制度 第2篇
为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。
一、档案管理机构及其职责
1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合办公室的统筹管理；
二级管理是指各部门的档案资料管理工作。
2、综合办公室档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理，各科室负责人负责本部门档案资料的使用管理。
3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。
4、综合办公室档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，每年对二级档案管理进行一次检查验收。
二、归档制度
1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。
2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。
3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，综合部保存复印件。
4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；
以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。
5、所有科室的.业务活动方面的资料，应将相关资料的复印件报综合办公室备案。
6、由公司对外签订的合同，至少应保留一份原件，交由综合管理部保存。
7、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交综合办公室。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。
三、档案保管制度
1、公司综合办公室设存放档案的专门档案柜，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。
2、归档资料要进行登记，编制归档目录。
3、档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录；
根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。
4、档案要分类，保管要有条理，主次分明，存放科学。
5、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。
6、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保存期限，每年年终据此进行整理、剔除。
7、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。
8、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。
9、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。
三、档案借阅制度
1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。
2、借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经公司领导批准。
3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。
4、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人责任。
5、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。
6、重要档案、机密档案不得借阅，必须借阅的要经分管副经理同意，必须外借的，由经理审批。
四、二级档案应根据资料的性质和部门需要，每三年移交一次，资料原件交综合管理部统一保存。
物业档案制度 第3篇
一.制度内容
为做到客户服务部与客户的良好沟通，掌握客户的.人员构成、公司性质、物业费交纳情况等，有必要建立一套综合的客户信息系统，而客户档案可以协助客户服务部以最便捷的方式提供以上信息。因此，为充分利用客户信息并管理好这些信息，特建立此制度：
二.管理目标
客户档案资料全面、准确、有效。
三.适用范围
客户档案资料的管理主要是收集、整理、归档及使用四个环节。
一般客户档案包括以下的资料：
收集客户单位资料；
客户缴费记录包括各样应付之押金；
客户装修工程文件；
客户迁入时填具之资料；
客户资料补充；
客户联络资料；
紧急事故联络人的资料；
客户与管理处往来文件；
客户违规事项与欠费记录；
客户维修记录；
客户投诉记录；
客户单位有关的工程档案(与二次装修工程有关资料)与工作程序。
四.注意事项
及时上行下达客户与管理之间的知识、报告、通知、通报，传送文件应及时、准确，认真地登记并制作各种表格。
协调与客户之间的关系，加强横向沟通;
做好与客户有关各类文件的档案工作，并定期整理，以备随时查询及跟进;
接听客户投诉，解决客户投诉;
接听客户工程报修电话，及时联系修复。
物业档案制度 第4篇
1、发文格式中，函、通告、通知、报告、请示等文件如何使用
(1)函：与不相隶属机关或本系统单位之间互相商洽和联系工作，询问和答复问题等用函。
(2)通告：在工作中可能出现或已经出现了问题，或者是有些工作或其他事项需要外界配合等用通告。
(3)通知：是发现行政法规和规章，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文批转所属单位，要求属下单位输或需要周知和共同执行事项时所使用的下行文种。常用的有指示性通知、批示性通知、周知性通知、会议通知、任免通知。
(4)报告：向上级机关汇报工作，反映情况，提出建议，答复上级机关的询问等用报告。
(5)请示：请求上级机关对某项重要工作作出指示，答复和批准事项时用请示。
2、如何收集物业管理的重要文件、法规及信息
(1)可从上级公司传阅的文件、资料中收集；
(2)从政府相关部门下发的文件资料中整理收集；
(3)从物业管理协会会刊中收集；
(4)征订有关物业管理的专业信息、刊物及法规汇编等资料；
(5)经常了解物业管理专业书籍的出版情况；
(6)保持与物业管理各政府业务主管部门的联系，从中获得物业管理的有关文件法规；
(7)可从报刊、杂志等资料中收集。
3、档案材料的收集和清理的具体要求是什么
(1)严格档案材料的收、发制度和借阅制度；
(2)及时做好催还、清退工作，档案材料不得个人保管；
(3)除做好日常材料的收集和清理工作外，每年要集中时间整理前一年的档案材料；
(4)档案工作应统一领导，分级管理。公司办公室负责公司的主体档案，对各职能部门的档案管理工作进行指导和检查，各职能部门分层管理本部门的档案工作；
(5)档案材料的收集和清理要便于公司及各部门的利用；
(6)必须按档案分类项目进行档案的整理和归档；
a、档案材料的分类方法主要有：部门分类法、问题分类法、材料性质分类法、人物分类法和时间分类法。各部门应根据自己的工作性质和涉及范围确定分类方法。
b、档案分类项目一旦确定，要执行到底，不因易人而变更。
c、正式归档材料一般指已经处理完毕的材料。对归类界限不明确的材料，可根据材料与类目的密切程度进行归类。
(7)档案材料的卷宗的处理：
a、对无主题的材料应拟定确切的标题；
b、所有归档材料均须编号，并按序号进行先后排列；
c、填写材料目录表，其主要内容有：顺序号、发文部门、标题、文号和日期；
(8)确定档案材料的"保管年限。一般档案分为永久保管、长期保管(15年以上)、中期保管(5-15年)、短期保管(5年以下)等。
(9)档案材料的保管。档案材料应集中指定地点保存，并按类上架进柜，注意防盗、防火、防潮、防虫、防泄密等事件的发生，要经常对档案材料进行检查。
4、物业管理应保存的基本材料有哪些
物业管理公司应保存的基本材料有：会议记录；
上下行文；
政府文件；
工作计划、总结、报告；
规章制度；
调查分析；
重大事件和投诉；
工作检查、评比记录；
物业管理委托合同；
物业管理各项分承包合同、协议；
公司人事材料；
治安事件记录、处理材料；
各工程竣工图纸、验收合格证明材料；
技术图纸、工程档案；
客户/业主档案；
固定资产清单；
财务凭证、帐册、报表；
财产和物资单据；
各类经营证明、证件等。
物业档案制度 第5篇
为了系统完整地保存分公司在经营管理服务活动中形成的各种资料档案的管理，特制定本制度。
一、档案资料的归档管理
1.归档范围
a.分公司在物业管理活动中形成的公文、电报、薄册、图表、书信、日记、会议材料等，由行政部负责归档。
b.在工作中形成的图纸、说明书等由工程部负责归档。
c.各部门在专门业务活动中形成的各种专项档案，如：会议档案、声像档案、合同档案、审计档案等，由行政部负责归档。
d.员工登记表、体检表、培训记录、考核成绩、有关证书复印件等员工档案，由行政部负责归档。
e.财务档案按《财务管理规定》的范围归档，由行政部负责。
2.归档要求
a.归档的书面文件材料必须字迹清楚工整，纸张及文件格式符合国家要求，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等书写材料。归档的电子文件需排版整齐；
字体一般是宋体，标题三号字，正文四号字；
语言通顺，文字输入正确无误。
b.归档的文件材料要完整齐全。
c.归档的书面文件必须是原件，电子文件为最终使用件。
d.案卷题名应确切反映卷内文件内容。
3.归档时间
a.文书档案在第二年上半年内归档。
b.员工档案及时归档。
c.财务档案按季度归档。
4.归档份数
a.各类书面文件材料一般归档一式一份；
电子文件一般归档一式三份（其中包括软盘上一份）。
b.重要的和利用频繁的文件材料可归档一式两份或适当增加其归档份数。
5.不归档文件材料的范围
a.重份和无查考利用价值的事务性、临时性文件。
b.上级单位发来供参考的抄件和征求意见未定稿的文件。
c.未经会议讨论和领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿（重要法规性文件、草稿除外）、铅印文件的各次校对稿（主要领导亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）。
d.从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料。
e.参加非主管单位召开的会议，不需贯彻执行或无查考价值的文件材料。
f.非隶属单位抄送的不需要办理的文件材料。
g.下级单位送来参阅的简报、情况反映和不应抄报不必备案的文件材料。
6.各部门主任要对本部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作进行指导、监督和检查。
二、档案资料的保管
1.分公司档案资料由行政部统一管理，其他各部门档案资料均由各部门自行管理。
2.存放文书档案要有专用柜架，在排放上应按照类别和时间的.次序，自左向右，自上而下地排列，以便于管理和查找。
存放电子文件应有专用硬盘分区或专用文件夹；
在保存电子文件时，按照类别和部门的不同分别存入不同名称的下级文件夹中。文件夹名称应能简洁、清晰地反映所存文件的类别或所属部门。存放文件的软盘或光盘上必须贴有标签，以方便查询。
3.底图除修改、送晒外，不得外借。修改后的底图入库，要认真检查其修改、补充情况。底图存放以平放为宜。
4.存入胶片、照片、录像带、磁带要用特制的密封盒和专门的卷盒，按编号顺序排列在胶片柜或防火柜内。必要时采取复制、拷贝。
5.每半年定期进行库藏档案的清理核对和保管质量检查工作，做到账册相符，对破损或载体变质的文书档案，要及时进行修补和复制，文书档案发霉或虫害要及时消杀；
对于出现损坏的电子档案也要及时拷贝、另存。
6.行政部需做好档案资料室的防盗、防火、防虫等安全设施。
三、档案资料借阅管理
1.分公司所有工作人员都有保护档案、借阅档案的权利和义务。
2.员工查阅档案，须办理登记手续，并报所在部门主任批准。查阅分公司档案须报行政部主任批准。
3.在借阅档案时应做到以下几点：
a.办理登记手续，定期归还。
b.要爱护档案，不得丢失。
c.所借档案不得随意折叠和拆散，不得对档案随意更改、涂写。
4.借出和归还档案时，应办理清点手续，由档案员和借阅者当面核对清楚。
5.档案如有丢失、损坏或泄密，要立即追究当事者责任。
6.借阅者在归还档案时必须填写档案利用效果记录。
7.调离分公司的工作人员，必须清理移交档案文件后方可办理调离手续。
四、档案鉴定和销毁
1.档案鉴定工作由各部门领导自行组织进行；
日常档案的鉴定工作由行政部负责。
2.鉴定的主要项目有：
a.档案保管期限表。
b.对到期档案提出存、毁意见。
3.确定保管期限原则：
a.对本部门有长远利用价值并能反映部门职能活动和历史面貌的档案应永久保存。
b.凡是在一定时间有利用的档案分别为长期或短期保存。
4.鉴定工作应该定期进行。
5.档案通过鉴定，要求达到划定保管期限准确，保管质量达到标准规定。鉴定中发现档案不准确、不完整，部门主任应及时责成有关人员负责修改、补充。
6.销毁档案的程序：
a.经鉴定列出需销毁的各种档案清单和销毁的报告，经部门领导审批后由各部门实施。销毁清单及报告应归档。分公司的档案销毁必须经分公司经理批准。
b.档案销毁时，由部门派二人以上进行监销并在销毁清单上签名。
c.销毁档案时，要严格执行保密规定，对在销毁档案过程中出现失密或对部门造成损失的，将根据国家有关规定进行处理。
物业档案制度 第6篇
为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。
一、档案管理机构及其职责。
1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合办公室的.统筹管理；
二级管理是指各部门的档案资料管理工作。
2、综合办公室档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理，各科室负责人负责本部门档案资料的使用管理。
3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。
4、综合办公室档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，每年对二级档案管理进行一次检查验收。
二、归档制度。
1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动，具有查考利用价值的文件资料均属归档范围。
2、凡属归档范围的文件资料，均由公司集中统一管理，任何个人不得擅自留存。
3、归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批不能归档或相关部门保留的，综合部保存复印件。
4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；
以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。
5、所有科室的业务活动方面的资料，应将相关资料的复印件报综合办公室备案。
6、由公司对外签订的合同，至少应保留一份原件，交由综合管理部保存。
7、在归档范围内的其他资料，由经办人整理后连同有关资料移交综合办公室。部门需要使用的可复印或复制，归档范围外的由各部门自行保管。
三、档案保管制度。
1、公司综合办公室设存放档案的专门档案柜，各部门应根据保存档案数量，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。
2、归档资料要进行登记，编制归档目录。
3、档案管理员要科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录；
根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便于查找。
4、档案要分类，保管要有条理，主次分明，存放科学。
5、档案管理人员要熟悉所管理的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。
6、根据有关规定及公司实际情况，确定档案保存期限，每年年终据此进行整理、剔除。
7、经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。
8、严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。
9、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。
四、档案借阅制度。
1、档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经公司领导批准不得借阅。
2、借阅档案资料，须经档案保管部门负责人批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经公司领导批准。
3、借阅档案，必须履行登记、签收手续。
4、借阅档案资料者必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人责任。
5、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时处理。
6、重要档案、机密档案不得借阅，必须借阅的要经分管副经理同意，必须外借的，由经理审批。
五、二级档案应根据资料的性质和部门需要，每三年移交一次，资料原件交综合管理部统一保存。
物业档案制度 第7篇
1目的
为更好的掌握物业公司管辖的物业、设备、设施的现状,确保物业、设备、设施管理工作的统一,完整的完善建立物业档案。
2适用范围
适用于东莞市xx物业管理有限公司各类物业、设施、设备的综合管理工作。
3职责
档案管理员直接向行政主管负责。
档案管理员负责档案的保存、借阅、资料录入工作。
档案管理员每一个月更新一次档案资料。
各部门主管每月将变更的资料整理交档案管理员。
4档案存放位置
电脑保存一份电子文档。
四楼资料室。
5档案管理员
行政人事部
6档案编号规则(见附件1)
7部门档案内容
行政部:公司营业执照、合同、资质证书、人事档案资料、办公用品、法律文件。
财务部:财务资料、合同。
保安部:警戒器材、合同。
环保部:清洁器材、绿化器材、合同。
工程部:设备、合同、证书、图纸、工具仪表。
物业部:建筑物、车辆、业主资料、合同。
8档案管理制度
档案资料保管由专人负责,任何人不得擅自开启资料柜和移动档案柜内资料。
如须借阅档案资料,需到管理员处登记后方可借阅,借阅完后管理员检查无损坏放回原文件夹中。
资料借阅只能在档案室内查看,不能损坏的涂改资料,否则追究借阅人责任。
资料借阅必须是部门主管以上人员,只能借阅本部门资料,如需借阅其它资料必须经总经理批准同意。
档案室必须保存两份资料:一份为历史资料档案,一份为借阅资料。
工作需要复印资料的只可复印本部门资料,必须做好登记。
档案管理员必须保证资料的完整及完好,如有损坏必须立即进行更新。
档案管理员必须每月对资料进行一次更新,更新后的资料必须放于本文件的首页。
档案管理员制定文件档案总目录,以及每个档案文件目录放于文件的首页便于查找。
变更合同资料需另行存放至少保存一年以上。
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《档案编号规则》
10修订及实施
本规定由全公司各部门实施,行政人事部进行监督。
本规定修订权在公司。
本规定从二零零四年六月一日实行。
物业档案制度 第8篇
1、办公室负责指定接待员、档案员负责业主档案的信息收集、管理及整理工作；
2、专管人员须将业主的档案资料分户建立、逐一保存，建立统一目录，同时建立电子档备份。各类信息详细排列，以便查阅；
3、客户信息档案的内容包括：业主收楼及验收文件、装修文件、日常维修文件、缴费文件、回访处理文件及投诉建议等其他文件；
4、专管人员须认真填写各项记录表，纸文档与电子文档同时进行。及时跟进业主档案的变更，保证信息的准确性；
5、业主档案信息应严格管理，注意保密。严禁非相关人员查阅，以保护业主的"隐私，维护公司良好形象；
6、为确保文档安全，文件柜要做好防火、防盗、防潮、防虫工作；
7、业主档案永久保存，及时与业主沟通，及时变更业主信息，保证其准确性。